Defina a pergunta e reúna os registros.
Anote o que precisa ser compreendido e quais documentos estão disponíveis. Dê a cada arquivo uma referência estável. Diferencie originais, cópias, versões e páginas ausentes com base nas informações que você realmente tem.
- Identifique o caso e a função de cada documento.
- Registre o que falta sem presumir seu conteúdo.
Confira se a comparação faz sentido.
Antes de comparar datas, descrições ou valores, confirme que se referem ao mesmo item ou evento. Verifique moeda, período e tipo de documento. Um orçamento e uma nota fiscal podem diferir por razões legítimas.
- Volte ao trecho original se a leitura for incerta.
- Identifique os documentos e as páginas que sustentam a observação.
Separe observação, explicação e verificação.
Descreva primeiro a diferença observável. Depois, registre possíveis explicações e a informação necessária para avaliá-las. Uma consulta externa sem resultado não comprova falsidade; indique seu alcance e sua disponibilidade.
Prepare o próximo passo.
Compartilhe um resumo que permita ao responsável examinar a fonte, compreender as limitações e decidir quais registros solicitar. Este guia orienta o trabalho documental; não é assessoria jurídica, uma norma pericial nem um critério de cobertura.
- O que foi observado e onde.
- O que não pôde ser confirmado.
- Qual pergunta a equipe precisa resolver.